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4 melhores ferramentas para gestão do espaço de trabalho

Como gestor do escritório ou de RH, é extremamente importante que você seja capaz de liderar sua equipe com eficiência. Sem as ferramentas certas, no entanto, as coisas podem ir rapidamente da ordem ao caos.

Adotar uma ferramenta de gestão de tarefas pode ser uma mão na roda em organizar as solicitações dos colaboradores além de trazer mais produtividade para o dia a dia. Controle em planilhas nunca mais. Apesar de algumas alternativas disponíveis no mercado, as principais opções possuem suas particularidade. Para entender melhor, confira 4 delas a seguir!

4 ferramentas para gestão do espaço de trabalho

Trello

Provavelmente o mais famoso sistema de organização de tarefas no mercado. O trello possui como principal característica sua customização. Em decorrência desta particularidade, a ferramenta pode ser uma opção para diversos cenários. Com uma interface amigável, é possível criar boards que atendem variadas necessidades.

Prós da ferramenta Trello

  • O aplicativo funciona no modelo freemium, isso significa que, para usar o Trello não é necessário nenhum investimento.
  • Devido ao seu layout customizável, pode ser usado na gestão de diferentes áreas da empresa.
  • É baseado no modelo ágil Kanban, portanto, pode ser uma boa opção para times que já usam a metodologia.
  • Também pode ser integrado a outros aplicativos, como o Slack.

Contras da ferramenta Trello

  • Por se tratar de um sistema capaz de abranger diversos segmentos, pode não ser a opção mais interessante para uma gestão mais específica.
  • Para conseguir os melhores recursos da ferramenta, é necessário pagar. No caso de empresas, é provável que o upgrade seja necessário — ao menos para a Business Class.
  • Não possui dados e relatórios específicos de gestão interna.

Pipefy

Ferramenta que tem como objetivo simplificar o gerenciamento de processos. O Pipefy se apresenta como uma opção amigável e customizável. Devido às suas fáceis usabilidade e flexibilidade, o aplicativo oferece um ambiente adaptável para a gestão de diversos tipos de necessidades.

Prós da ferramenta Pipefy

  • Ferramenta prática, de fácil personalização e adaptabilidade.
  • A Pipefy busca tornar os processos dinâmicos e de simples execução. Por isso, exige pouca adaptação e demanda menos tempo de aprendizado dos colaboradores.
  • Armazena dados e relatórios de resultados, melhorando o controle de produtividade.

Contras da ferramenta Pipefy

  • Auxilia na gestão de trabalhos de forma genérica. Dessa forma, pode não ser a opção mais interessante para casos de áreas específicas.
  • Não possibilita explorar integrações com o espaço físico.

Lobby

O sistema da Lobby possui como principal característica o gerenciamento de tarefas e necessidades do espaço de trabalho. A ferramenta busca melhorar a eficiência da gestão a partir da comunicação instantânea entre Office Managers e colaboradores. Além da organização de demandas, a Lobby também consegue integrar outras possibilidades relativas à estrutura física do espaço de trabalho. 

Prós da ferramenta Lobby

  • Possui compatibilidade com sistemas de comunicação como Slack e Microsoft Teams, gerando notificações conforme demandas são abertas.
  • Possibilidade de abrir chamados via QR Code que podem ser atrelados no espaço físico, acessados via web no celular sem necessidade de baixar app ou de login pelo colaborador.
  • Com foco em Recursos Humanos e Facilities, a ferramenta busca melhorar a coordenação das demandas internas e experiência dos colaboradores.
  • Dados e relatórios obtidos na ferramenta estão direcionados a gestão do espaço de trabalho e KPIs relacionadas.
  • A Lobby é a única plataforma conectada a um marketplace de prestadores de serviços locais no sistema para as necessidades do espaço de trabalho, seja no escritório ou remoto, facilitando a obtenção de cotações, comparação de preço e qualidade.

Contras da ferramenta Lobby

  • Como dito, esse sistema é especializado nas necessidades do espaço de trabalho, por isso, talvez não seja a melhor opção para gestão de fluxo de trabalho muito complexos e com muitas etapas, e para equipes de atendimento e suporte a clientes.
  • O marketplace da ferramenta pode não ter disponibilidade de fornecedores na sua região, a depender da expansão da plataforma localmente.

Jira Service Desk

Uma das mais complexas ferramentas para controle das solicitações internas, o Jira abrange boa parte das diferentes áreas de gerenciamento. Além disso, possibilita uma grande variedade de ações e possui inúmeros recursos que podem ser mais adequados para cada projeto. O sistema é uma boa opção para quem busca uma grande oferta de funcionalidades.

Prós da ferramenta Jira Service Desk

  • Adaptável para diferentes metodologias ágeis.
  • Devido à vasta oferta de funções, o aplicativo pode se encaixar nas diversas situações de gestão de projetos.
  • Com o Jira é possível avaliar a satisfação dos clientes a partir da coleta de comentários.
  • Gera relatórios para avaliação do fluxo de trabalho.

Contras da ferramenta Jira Service Desk

  • Devido à grande quantidade de possibilidades, talvez possa ser burocrático a depender do tamanho da empresa, e seria necessário se debruçar sobre a plataforma por um tempo até compreender quais são as melhores funcionalidades para o seu caso.
  • A ferramenta não possui integração facilitada com o Slack.
  • Não possibilita explorar integrações com o espaço físico.

A importância da organização eficiente de tarefas

Agora que não faltam exemplos, é hora de começar a se organizar! Aumentar a produtividade do seu time passa, inevitavelmente, pelas ferramentas para gestão do espaço de trabalho. Melhorar seu fluxo de trabalho com uma solução digital pode ser a saída para reduzir problemas de desempenho. Use o auxílio dos recursos visuais e relatórios oferecidos por essas ferramentas para dar um novo passo com o seu negócio.

Veja como o sistema da Lobby, que já tem ajudado profissionais de RH e Facilities das startups e empresas que mais crescem no Brasil, pode te ajudar também.