Atualmente, o trabalho híbrido se tornou uma realidade consolidada para muitas empresas. De acordo com uma pesquisa do Google Cloud, 43% das organizações já adotaram esse modelo como padrão, mesmo após o término da pandemia, e 59% das empresas que ainda não decidiram expressaram preferência por esse formato.
Para quem está remoto, conduzir reuniões online eficazes é essencial para manter a produtividade, engajamento e bem-estar das equipes.
Aqui na Lobby, atuamos no modelo home office com alguns encontros marcados presencialmente. Por isso, sabemos muito bem a importância de ter bons alinhamentos online.
Agora, você confere 10 boas práticas para tornar suas reuniões virtuais mais produtivas e agradáveis.
Quais são as vantagens das reuniões remotas?
As reuniões remotas têm várias vantagens que fazem a diferença tanto para empresas quanto para quem participa.
Primeiro, é super prático poder reunir gente de qualquer lugar do mundo, sem precisar se preocupar com deslocamentos ou viagens. Assim também, com as reuniões online, tudo fica a um clique de distância, o que é bem mais rápido e eficiente.
Outro ponto legal é a possibilidade de usar recursos multimídia. Durante essas reuniões virtuais, você pode compartilhar sua tela, bater um papo no chat e usar ferramentas interativas que deixam tudo mais dinâmico e produtivo.
E o melhor: você economiza um tempo precioso, já que não precisa mais perder horas no trânsito. Dá pra focar direto no que importa e ainda ter mais tempo no dia para outras atividades.
Além disso, as reuniões online permitem que você agende vários encontros no mesmo dia, aproveitando ao máximo o tempo disponível. E o bolso agradece: a empresa economiza com deslocamentos, aluguel de salas e outras despesas que vêm com as reuniões presenciais.
No fim das contas, as reuniões remotas são uma solução prática e eficiente para o trabalho do dia a dia. Mas, claro, para aproveitar ao máximo esses benefícios, é essencial seguir boas práticas que garantam discussões de qualidade e mantenham a energia lá em cima durante os encontros.
Confira o que separamos para você!
1. Planeje sempre
A chave para uma reunião online de sucesso começa antes mesmo de ela acontecer. Em primeiro lugar, defina os objetivos e elabore uma pauta clara.
Envie para os participantes um resumo do que será discutido, para que todos possam se preparar. Isso garante que o tempo seja bem aproveitado e que a conversa flua de maneira organizada.
Por exemplo, se o foco da reunião é definir novos KPIs, disponibilize os documentos relevantes com antecedência para que todos cheguem já sabendo o que será discutido.
2. Estabeleça as “regras do jogo”
Regras claras ajudam a manter a ordem durante a reunião. Defina horários de início e término, momentos para perguntas e orientações sobre o uso dos microfones. Assim, você evita interrupções desnecessárias e mantém todos na mesma página.
Também é útil definir como serão usadas ferramentas como o chat ou o compartilhamento de tela, para que a colaboração aconteça de forma mais eficiente.
3. Escolha as ferramentas certas
Escolher a plataforma ideal para a sua reunião faz toda a diferença. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet e Skype são algumas das opções que oferecem funcionalidades variadas para diferentes necessidades.
Por isso, certifique-se de que todos os participantes sabem usar a ferramenta escolhida para evitar problemas técnicos.
Ah, testar as funções de compartilhamento de tela, gravação e controle de participantes antes da reunião pode salvar o dia.
4. Seja pontual com as reuniões online
Só porque é online não significa que as pessoas não tenham compromisso ou agenda. Pontualidade é respeito com o tempo de todos.
Por isso, iniciar e encerrar a reunião no horário combinado demonstra comprometimento e ajuda a manter os participantes focados.
Ademais, incentive todos a se conectarem alguns minutos antes do início, para garantir que nenhum tempo seja perdido com ajustes de última hora.
5. Preste atenção na comunicação não verbal
Na tela, os gestos e expressões ganham destaque. Mantenha uma postura adequada e evite movimentos bruscos.
Olhar diretamente para a câmera cria a sensação de contato visual, o que é importante para engajar os outros participantes.
Igualmente, pequenos gestos, como acenos e sorrisos, podem ajudar a manter a interação fluida e natural.
6. Minimize distrações
Nada pior do que ser interrompido no meio de uma reunião. Antes de começar, avise as pessoas ao redor sobre o encontro para evitar barulhos ou interrupções desnecessárias.
Oriente também os participantes a manterem seus celulares no silencioso e a evitarem multitarefas durante a reunião. Afinal, o foco de todos deve estar na conversa.
7. Respeite os fusos horários
Quando a equipe é distribuída globalmente, escolher um horário que funcione para todos pode ser desafiador, mas é essencial.
Verifique os fusos horários dos participantes e tente agendar as reuniões em horários que respeitem o horário de trabalho de cada um. Dessa forma, fica fácil evitar o desconforto e garantir a participação de todos.
8. Evite a “Zoom Fatigue”
O cansaço causado pelo excesso de videoconferências, conhecido como “Zoom Fatigue”, é real. Para combatê-lo, adote práticas que tornem as reuniões menos exaustivas:
- Mantenha as reuniões curtas: o ideal é resolver os assuntos de forma direta e objetiva, sem alongar demais a conversa;
- Inclua pausas: dê um tempo entre as reuniões para que os participantes possam descansar;
- Desligue a câmera quando possível: permita que os participantes desliguem a câmera em momentos de menor interação para reduzir o cansaço visual;
- Varie os tipos de reuniões: alternar entre apresentações, discussões e atividades mais leves pode ajudar a manter o engajamento.
9. Envie o contexto com antecedência
Uma reunião bem-sucedida começa com todos sabendo do que se trata. Porém, inclua um breve resumo do que será discutido ao enviar o convite.
Assim, você vai ajudar os participantes a se prepararem melhor e torna a reunião mais produtiva. Desse modo, todos chegam sabendo o que esperar e prontos para contribuir.
10. Registre e compartilhe os resultados
É necessário fazer uma ata da reunião para garantir que todos fiquem alinhados sobre o que foi discutido e decidido. Bem como incluir os principais pontos, decisões e próximos passos.
Assim também, compartilhar esse registro com os participantes, e até com outras pessoas que precisem estar a par das decisões, mantém a transparência e o alinhamento da equipe.
Mantenha a cultura viva mesmo pelas telas
Aplicar essas 10 dicas vai transformar suas reuniões online em momentos mais organizados e produtivos.
Para os Analistas de RH, essas práticas ajudam a manter a equipe engajada, focada e, principalmente, satisfeita com o ambiente de trabalho. Além disso, investir em uma boa experiência de onboarding pode potencializar ainda mais os resultados.
Aqui na Lobby, oferecemos kits de onboarding personalizados que dão as boas-vindas aos novos colaboradores de forma especial, ajudando a integrar e motivar desde o primeiro dia.
Combinando essas práticas de reuniões online eficientes com a personalização do onboarding, você fortalece a cultura da empresa e promove um ambiente de trabalho mais harmonioso e produtivo.
Fale com nossos especialistas se quiser saber mais sobre como aperfeiçoar as boas-vindas dos seus colaboradores.
