O manual de integração, assim como o recrutamento e a seleção de novos colaboradores são procedimentos essenciais para a empresa, para a sua equipe e para o sucesso de todo time a curto, a médio e a longo prazo.
Mas depois de escolher o novo funcionário, como a empresa deve agir? Mais do que fazer uma seleção precisa é fundamental receber bem esse colaborador e oferecer todas as ferramentas que ele precisa para esse início.
E quando o assunto é a recepção de novos funcionários, um item é superimportante: o manual de integração de colaboradores. Já ouviu falar desse documento? Quais as vantagens dele? E qual o melhor formato?
Afinal, o que é o manual de integração de colaboradores?
O manual de integração é um documento produzido pela equipe de recursos humanos da empresa. O principal objetivo desse instrumento é apresentar a corporação ao novo colaborador.
Esse documento é todo projetado para explicar as informações básicas da empresa, sua história, sua cultura e seus objetivos de negócio. Também é possível incluir fotos, vídeos e depoimentos nesse manual.
Quanto mais informativo e visual estiver o manual, maior impacto ele terá sobre o colaborador.
E quais os benefícios do manual de integração?
As vantagens desse manual são inúmeras. Abaixo vamos listar alguns dos principais benefícios. Veja só quais são eles:
- apresentação eficiente da empresa para o novo colaborador;
- aproximação da corporação com o funcionário;
- otimização do processo de onboarding do contratado;
- e muito mais!
Esse documento é uma forma eficiente de apresentar a empresa. Além disso, as informações desse manual aproximam esse novo colaborador da cultura corporativa, o que é extremamente importante nesse início.
Também vale dizer que esse manual otimiza – e muito – o trabalho do RH. Tornando o onboarding do novo profissional muito mais prático e organizado.
Como fazer um manual de integração de uma empresa?
O manual precisa conter todas as informações importantes da empresa. Quanto mais informativo ele estiver, melhor ele será. Lembre-se que o leitor será o novo funcionário da corporação, por isso, nenhuma informação essencial deve ser deixada de fora.
E para a produção desse documento é importante que a equipe de recursos humanos converse com o time, pesquise a fundo sobre a empresa e entenda os objetivos da corporação.
Também é indicado colocar alguns depoimentos nesse documento. Além de trazer mais impacto ao manual, esses comentários podem engajar o novo colaborador e aproximá-lo da equipe.
E para esses depoimentos, busque profissionais que sejam referência na empresa. É importante selecionar os líderes, mas não deixe de fora os colaboradores com mais tempo de casa, com paixão pela marca e engajados com a causa.
Mas o que colocar no manual de integração?
Para deixar o manual completo é importante incluir alguns tópicos essenciais. Veja abaixo quais são eles e não deixe de acrescentá-los no documento da sua empresa. Combinado?
Mensagem de boas-vindas
Receber bem é fundamental para o engajamento e entrega do novo funcionário a empresa. Por isso, antes de informar sobre a corporação e passar uma série de informações a esse colaborador, escreva uma mensagem de boas-vindas.
Essa mensagem deve estar no início do manual. Na hora de produzir esse texto, escreva com muita atenção, carinho e cuidado. Produza algo original que tenha as características da empresa, da sua equipe e da sua cultura.
Escreva – brevemente – sobre o objetivo do documento
Depois de dar boas-vindas ao funcionário, é importante explicar sobre o objetivo do manual. Pense em algo direto, mas que atenda a essa demanda.
Se estender muito nessa etapa pode acabar deixando o leitor cansado, desatento ou até desencorajado para continuar.
Foque na história da corporação
Agora que o manual já abordou os seus objetivos, chegou o momento de incluir no documento toda história da empresa. Fale sobre a origem da corporação, como ela surgiu, quais eram/são seus objetivos, seus valores e missão. Ah, não esqueça de listar os serviços oferecidos pela marca.
Também é importante incluir a visão de futuro. Como a empresa se imagina em alguns anos. Quais são suas metas de negócio e qual a importância da equipe para a corporação.
Inclua o organograma
Um outro dado muito relevante para o manual é a visão estrutural da empresa. Ou seja, o organograma – ou gráfico hierárquico – macro da corporação.
Não é necessário incluir todos os funcionários nessa representação. O mais importante é focar nas figuras mais expressivas da empresa, como o CEO (Diretor Geral da Empresa), CFO (Diretor Financeiro) e CHRO (Diretor de Recursos Humanos).
Não deixe de incluir as políticas e cultura corporativa
Já chegando ao fim do documento, é importante que o profissional de recursos humanos inclua no manual toda política da empresa.
Além disso, também é fundamental falar sobre a cultura da corporação. Seus princípios, sua equipe, seu método de trabalho e os benefícios gerais oferecidos pela empresa.
Personalize o final
Se possível, para finalizar, inclua uma parte personalizada no manual. Feche o documento detalhando sobre a função do novo funcionário, quem será sua equipe, seu ponto de contato e time de apoio.
Caso o fluxo de contratação seja muito grande e não seja possível personalizar o final do manual, termine o documento desejando, novamente, as boas-vindas, colocando os pontos de contato do RH em caso de dúvida e indicando quais os próximos passos do onboarding.
Exemplos de manual de integração
O formato ideal desse manual depende muito da empresa, seu método de trabalho e dinâmica. Mas abaixo vamos listar alguns exemplos que fazem sucesso no mercado e entre os profissionais de RH:
Vídeos
Muitas empresas fazem o manual em formato de vídeo. Essa criação audiovisual não deve ser muito longa. Deixe a produção eficiente e agradável.
Apresentações
Também é possível produzir o manual em formato de power point. A apresentação deve ser visual e instigar a curiosidade do novo funcionário.
Documentos
Para quem preferir, uma outra opção é montar o manual em formato de documento, como word ou ebook. Mas não esqueça de incluir imagens e elementos visuais.
Reuniões
Por fim também é viável fazer reuniões para essa integração. O profissional de RH pode passar algum vídeo, mostrar algumas imagens e ir comentando sobre a empresa.
O mais importante é escolher o formato ideal para a sua necessidade.
Mas e o kit de boas-vindas?
Além do manual de integração é fundamental receber o novo funcionário com um kit de boas-vindas cuidadosamente planejado e pensado para esse profissional e seu novo trabalho.
Entregar um kit de boas-vindas de qualidade para seu novo colaborador, ajudará e muito na integração do profissional, além de trazer vantagem competitiva para a empresa.
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