Onboarding digital: como integrar os novos colaboradores à distância?

O onboarding digital, assim como o home office, já são realidade para muitas empresas. Mas assim como qualquer método de trabalho, ter uma equipe totalmente remota também exige esforço e tem seus desafios.

Uma das dificuldades enfrentadas pelos profissionais de RH que atuam em empresas que trabalham com home office é o onboarding de novos funcionários. Afinal, como integrar a equipe sem o contato físico diário entre as áreas?

Para ajudar as empresas com esse desafio, listamos algumas dicas e sugestões para esse processo de onboarding. Ter uma dinâmica estruturada e planejada é o primeiro passo para o sucesso desse processo.

Mas antes de tudo: o que é onboarding?

O conceito desse termo é bem simples, mas muito importante. Em inglês, a palavra “onboarding” remete a “embarcar”. Trazendo para o cotidiano brasileiro e corporativo, esse processo é, basicamente, a integração e adaptação dos novos funcionários ao time.

Não existe uma regra de como o onboarding deve ser feito ou quanto tempo ele dura. Tudo depende da função desse novo profissional, do cenário atual da empresa e, claro, da equipe que já trabalha no local.

Mas mesmo não existindo um padrão, alguns métodos são importantes para esse processo e podem ser implementados na rotina da empresa. Que tal conhecê-los?

Como tornar o processo de onboarding mais simples?

A palavra de comando para ter um onboarding mais prático e eficiente é estruturação. Quanto mais organizado estiver esse processo, mais funcional ele será para a empresa, para a equipe e para o novo funcionário.

E vale sempre lembrar que esse planejamento evita uma série de problemas durante o processo, como o ócio do novo profissional, dúvidas do time e até perda de tempo durante essa atividade.  

Mas como fazer o onboarding virtual nas empresas remotas?

Já deu para perceber que o onboarding é fundamental para a empresa, certo? Essa atividade faz parte da rotina do profissional de RH e deve ser executada com precisão e dedicação.

Mas quando o assunto são as empresas remotas, alguns desafios costumam aparecer nessa fase de integração. Quando o time trabalha no método de home office, a adaptação acaba sendo diferente e até mais complicada.

E para deixar esse processo digital mais fluido, a sugestão é separar o onboarding em pequenos momentos. Veja esse exemplo e aproveite essas dicas para integrar novos colaboradores à distância:

• Pré-onboarding;

• Onboarding;

• Pós-onboarding.

No pré-onboarding, ou nessa fase inicial do processo, é importante alinhar com a equipe todos os detalhes sobre a chegada do novo integrante a empresa. Os colaboradores precisam ter conhecimento desse funcionário, qual será sua função, quando ele irá iniciar seu trabalho e quem será seu apoio inicial na atividade.

Como preparar as equipes?

Preparar a equipe antes do início do novo contratado é fundamental e evita uma série de problemas ou falhas de comunicação. Quanto mais informado o time estiver, melhor para o processo.

Para as empresas digitais, a sugestão para esse momento é puxar os colaboradores para uma call coletiva. Caso não seja possível, uma outra opção é falar apenas com a equipe da área que irá receber esse profissional. Também é possível fazer esse primeiro momento através do e-mail.

Já no onboarding, cada empresa deve seguir os steps específicos para a sua cultura e modelo de negócio. Mas mesmo com essas diferenciações, é fundamental receber o colaborador de forma acolhedora, explicar sobre o trabalho, apresentar a equipe e oferecer todo auxílio necessário nesse início.

Uma sugestão para os profissionais de RH das empresas digitais é organizar uma reunião de boas-vindas. Nesse momento, vale passar a palavra para o novo funcionário. Logo depois desse processo, é fundamental agendar momentos exclusivos desse novo colaborador com seu gestor ou liderados diretos.

E para finalizar, também é importante planejar a fase de pós-onboarding. Esse momento tem como principal objetivo entender sobre os pontos fortes e os pontos fracos do processo.

Converse com o colaborador, entenda quais foram as dificuldades dele nesse início. Questione se ele sentiu falta de algo. Pergunte sobre a percepção dele em relação à equipe e esteja perto e próximo desse novo funcionário.

Quais as vantagens da estratégia de onboarding digital?

Para as empresas remotas, o onboarding digital é uma necessidade, mas você sabia que esse processo tem suas vantagens? Abaixo listamos algumas das principais:

• Processo mais prático e sem a necessidade de encontros ou reuniões físicas;
• O onboarding acaba sendo mais econômico para a empresa;
• O novo profissional já começa a se adaptar ao modelo de trabalho da corporação.

Como implementar na prática o onboarding digital na sua empresa?

Todo processo de implementação precisa ser construído a partir do planejamento. Por isso, antes de iniciar o onboarding digital, monte uma estrutura desse processo e organize todos os steps que compõem esse momento.

Com o planejamento redondo, converse com a equipe e mostre como será a recepção dos novos colaboradores e em quais atividades o time estará envolvido nesse processo. É importante incluir os profissionais já nessa fase.

Depois de tudo alinhado, organizado, planejado e conversado, coloque o processo em prática! Faça os steps com o novo funcionário e veja quais pontos foram assertivos e quais precisam ser melhorados.

Lembre-se: toda implementação precisa ser muito bem-organizada. Esse é um dos fatores mais importantes para o sucesso do processo!

Mas antes do onboarding, receba seus novos funcionários com um kit de boas-vindas!

Receber o novo funcionário de maneira acolhedora é fundamental para incorporá-lo à equipe e motivá-lo. E antes de iniciar o processo de onboarding, não deixe de oferecer ao colaborador um kit de boas-vindas.

Esse presente é uma excelente forma para aproximar a empresa do funcionário, além de gerar uma experiência excelente nesse início. E para a montagem desse kit ser um sucesso, conte com a Lobby!

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